Informations des salariés sur la relation de travail

La loi 2023-171 portant diverses dispositions d'adaptation au droit de l'Union européenne (DDADUE) du 9-3-2023 renforce les informations sur la relation de travail à fournir aux salariés. Un récent décret du 30-10-2023 dresse la liste de ces informations.

La loi DDADUE du 9-3-2023 prévoit que l'employeur doit remettre au salarié un ou plusieurs documents écrits contenant les informations principales relatives à la relation de travail (Loi art. 19, I-1° ; C. trav. art. L 1221-5-1 nouveau).

À noter. Cette obligation ne s’applique pas aux contrats de travail dont la durée de travail n'excède pas 3 heures par semaine au cours d'une période de référence de 4 semaines, conclus par l'employeur et le salarié qui utilisent le chèque emploi-service universel (Cesu) (Loi art. 19, I-5°-a et b).

Un décret du 30-10-2023 fixe la liste de ces informations principales relatives à la relation de travail devant figurer dans les documents écrits à remettre au salarié et les modalités de leur communication (Décret 2023-1004 du 30-10-2023 art. 1^er, JO du 31).

Informations dues aux salariés

Informations principales délivrées à tous les salariés. Depuis le 1-11-2023, les documents écrits que doit remettre l’employeur au salarié sur sa relation de travail doivent comporter au moins les informations suivantes :

- l'identité des parties à la relation de travail et, dans le cas d’un salarié temporaire, l'identité de l'entreprise utilisatrice, lorsqu'elle est connue et aussitôt qu'elle l'est ;

- le lieu ou les lieux de travail et, si elle est distincte, l'adresse de l'employeur ;

- l'intitulé du poste, les fonctions, la catégorie socioprofessionnelle ou la catégorie d'emploi ;

- la date d'embauche et, dans le cas d'une relation de travail en contrat de travail à durée déterminée (CDD), la date de fin du CDD ou la durée prévue du CDD ;

- la durée et les conditions de la période d'essai ;

- le droit à la formation assuré par l'employeur (C. trav. art. L 6321-1) ;

- la durée du congé payé auquel le salarié a droit, ou les modalités de calcul de cette durée ;

- la procédure à observer par l'employeur et le salarié en cas de cessation de leur relation de travail ;

- les éléments constitutifs de la rémunération, indiqués séparément, y compris les majorations pour les heures supplémentaires, ainsi que la périodicité et les modalités de paiement de cette rémunération ;

- la durée de travail quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou ses modalités d'aménagement sur une période de référence supérieure à la semaine (C. trav. art. articles L 3121-41 à L 3121-47), les conditions dans lesquelles le salarié peut être conduit à effectuer des heures supplémentaires ou complémentaires, ainsi que, le cas échéant, toute modalité concernant les changements d'équipe en cas d'organisation du travail en équipes successives alternantes ;

- les conventions et accords collectifs applicables au salarié dans l'entreprise ou l'établissement ;

- les régimes obligatoires auxquels est affilié le salarié, la mention des contrats de protection sociale complémentaire dont les salariés bénéficient collectivement en application d'un accord collectif ou d'une décision unilatérale de l'employeur ainsi que, le cas échéant, les conditions d'ancienneté qui y sont attachées (C. trav. art. R 1221-34 ; Décret art. 7, II).

Modalités de communication de ces informations au salarié. Les informations concernant la durée et les conditions de la période d'essai, le droit à la formation, la durée du congé payé, la procédure à observer en cas de cessation de la relation de travail, les éléments constitutifs de la rémunération, sa périodicité et ses modalités de paiement, la durée de travail et ses modalités d’aménagement et les régimes obligatoires auxquels est affilié le salarié peuvent être communiquées au salarié sous la forme d'un renvoi aux dispositions législatives et réglementaires ou aux stipulations conventionnelles applicables (C. trav. art. R 1221-35)..

Délai de communication au salarié. Les informations concernant l'identité des parties à la relation de travail, le lieu de travail et, si elle est distincte, l'adresse de l'employeur, l'intitulé du poste, les fonctions, la catégorie socioprofessionnelle ou la catégorie d'emploi, la date d’embauche, la date de fin du CDD ou la durée prévue du CDD, la durée et les conditions de la période d'essai,  les éléments constitutifs de la rémunération, sa périodicité et ses modalités de paiement, la durée de travail et ses modalités d’aménagement doivent être communiquées individuellement au salarié au plus tard le 7^e jour calendaire à compter de la date d'embauche. Les autres informations sont communiquées au plus tard un mois à compter de la date d’embauche (C. trav. art. R 1221-35).

Communication des informations aux salariés recrutés avant le 1-11-2023. Lorsqu'une ou plusieurs de ces informations n'ont pas été communiquées à un salarié recruté avant le 1-11-2023, celui-ci peut en demander communication à tout moment auprès de son employeur, qui est tenu d'y répondre dans le délai de 7 jours calendaires ou d’un mois, selon l’information demandée (Décret art. 7, II).

Informations dues aux salariés appelés à travailler à l'étranger. Lorsqu'un salarié exerçant habituellement son activité professionnelle en France est appelé à travailler à l'étranger pour une durée supérieure à 4 semaines consécutives, les documents écrits que doit remettre l’employeur au salarié sur sa relation de travail doivent comporter en plus les informations suivantes :

- le ou les pays dans lesquels le travail à l'étranger est effectué et la durée prévue ;

- la devise servant au paiement de la rémunération ;

- le cas échéant, les avantages en espèces et en nature liés aux tâches concernées ;

- des renseignements indiquant si le rapatriement du salarié est organisé et les conditions de ce rapatriement.

Salariés détachés dans l’UE ou l’EEE. En cas de détachement du salarié dans le cadre d'une prestation de services effectuée dans un autre État membre de l'Union européenne (UE) ou de l'Espace économique européen (EEE), le salarié doit être également informé :

- de la rémunération à laquelle il a droit en vertu du droit applicable de l'État d'accueil ;

- le cas échéant, des allocations propres au détachement et des modalités de remboursement des dépenses de voyage, de logement et de nourriture ;

- de l'adresse du site internet national mis en place par l’État d'accueil sur les conditions de travail et d'emploi et/ou les dispositions de son droit national et/ou régional qui doivent être appliquées aux travailleurs détachés sur son territoire (C. trav. art. R 1221-36).

Modalités de communication des informations au salarié partant travailler à l’étranger. Toutes les informations sur la relation de travail doivent être communiquées au salarié appelé à travailler à l'étranger avant son départ. Les informations concernant la devise servant au paiement de la rémunération et la rémunération à laquelle le salarié détaché a droit en vertu du droit applicable de l'État d'accueil peuvent être communiquées au salarié sous la forme d'un renvoi aux dispositions législatives, réglementaires ou aux stipulations conventionnelles applicables (C. trav. art. R 1221-37).

Lorsqu'une ou plusieurs des informations complémentaires concernant le travail à l’étranger n'ont pas été communiquées à un salarié présent à l'étranger au 1-11-2023, celui-ci peut en demander communication à tout moment auprès de son employeur, qui est tenu d'y répondre dans un délai de 7 jours (Décret art. 7, II).

À noter. Un arrêté ministériel fixera des modèles de documents visant à faciliter la mise en œuvre de la communication de ces informations aux salariés (C. trav. art. R 1221-38).

Forme de la communication des informations. L'employeur doit adresser les informations principales sur la relation de travail aux salariés, y compris ceux partant travailler à l’étranger, sous format papier, par tout moyen conférant date certaine.

Il peut également les adresser sous format électronique, sous réserve que :

- le salarié dispose d'un moyen d'accéder à une information sous format électronique ;

- les informations puissent être enregistrées et imprimées ;

- l'employeur conserve un justificatif de la transmission ou de la réception de ces informations (C. trav. art. R 1221-39).

Modification des informations. Lorsqu'une ou plusieurs de ces informations doivent être modifiées, l'employeur doit remettre au salarié un document indiquant ces modifications dans les plus brefs délais, et au plus tard à la date de prise d'effet de cette modification, sous format papier et sous les conditions ci-dessus, sous format électronique.

Cette obligation ne s’applique pas lorsque la modification d'informations résulte exclusivement d'un changement des dispositions législatives et réglementaires ou des stipulations conventionnelles en vigueur (C. trav. art. R 1221-40).

Demande en justice des informations. Le salarié qui n'a pas reçu les informations principales sur la relation de travail ne peut saisir la juridiction prud'homale qu'à la condition d'avoir mis son employeur en demeure de les lui communiquer ou de les compléter, et en l'absence de transmission des informations en cause par l’employeur dans un délai de 7 jours calendaires à compter de la réception de la mise en demeure (C. trav. art. R 1221-41).

À noter. Le décret prévoit également des dispositions similaires sur la relation de travail des gens de la mer (Décret art. 6) et pour les informations contenues dans la déclaration unique et simplifiée des intermittents du spectacle (Décret art. 5).

Information des salariés en CDD ou en intérim sur les postes à pourvoir en CDI

Obligation d’information des salariés en CDD sur les postes à pourvoir en CDI. Lorsqu’un salarié en CDD justifiant d'une ancienneté continue d'au moins 6 mois dans l'entreprise le lui demande, l’employeur a l’obligation de l’informer des postes en contrat de travail à durée indéterminée (CDI) à pourvoir au sein de l'entreprise (Loi art. 19, I-3° ; C. trav. art. L 1242-17).

Depuis le 1-11-2023, le salarié doit formuler sa demande par tout moyen donnant date certaine à sa réception. L'employeur doit fournir par écrit la liste des postes en CDI à pourvoir qui correspondent à la qualification professionnelle du salarié, dans un délai d'un mois à compter de la réception de la demande.

Cependant, l'employeur n'est toutefois pas tenu par cette obligation lorsque le salarié a déjà formulé deux demandes dans l'année civile en cours (C. trav. art. D 1242-18, I ; Décret art. 2).

Par dérogation, lorsque l'employeur est un particulier ou une entreprise de moins de 250 salariés, une réponse peut être apportée par oral à compter de la deuxième demande du salarié, si la réponse est inchangée par rapport à celle apportée à la première demande (C. trav. art. D 1242-18, II ; Décret art. 2).

Obligation d’information des intérimaires sur les postes à pourvoir en CDI. De même, si un salarié temporaire justifiant d'une ancienneté continue d'au moins 6 mois dans l'entreprise utilisatrice le lui demande, l’employeur a l’obligation de l'informer des postes en CDI à pourvoir au sein de l'entreprise (Loi art. 19, I-4° ; C. trav. art. L 1251-25).

Depuis le 1-11-2023, le salarié intérimaire doit formuler sa demande auprès de l'entreprise utilisatrice par tout moyen donnant date certaine à sa réception. L'entreprise utilisatrice doit fournir par écrit la liste des postes en CDI à pourvoir qui correspondent à la qualification professionnelle du salarié, dans un délai d'un mois à compter de la réception de la demande.

Cependant, l'entreprise utilisatrice n'est pas tenue à cette obligation lorsque le salarié temporaire a déjà formulé deux demandes dans l'année civile en cours (C. trav. art. D 1251-3-1, I ; Décret art. 3).

Par dérogation, lorsque l'entreprise utilisatrice emploie moins de 250 salariés, une réponse peut être apportée par oral à compter de la deuxième demande du salarié temporaire, si la réponse est inchangée par rapport à celle apportée à la première demande (C. trav. art. D 1251-3-1, II ; Décret art. 3).

À noter. Cette nouvelle obligation d’information qui pèse sur l’employeur va plus loin que celle applicable actuellement qui impose à l’employeur d’informer les salariés en CDD ou sous contrat de travail temporaire de la liste des postes à pourvoir en CDI dans l’entreprise lorsqu’il existe déjà un dispositif similaire pour les salariés en CDI.

Sources : Décret 2023-1004 du 30-10-2023, JO du 31 ; Loi 2023-171 du 9-3-2023 art. 19, JO du 10

© Lefebvre Dalloz